Polityka prywatności
serwisu konto.kokosapp.pl
Wzór roboczy do konsultacji prawnej
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest KOKOS APP Sp. z o.o. z siedzibą w [adres], wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem [___], NIP [___], REGON [___] („Usługodawca", „my").
W sprawach danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem [e-mail w sprawach danych] albo pisemnie na adres siedziby.
2. Czego dotyczy ta polityka
Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w serwisie konto.kokosapp.pl (konto, licencje, płatności) oraz dane, które program KOKOS przesyła do tego serwisu. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.
Danych operacyjnych nie przetwarzamy. Faktury, dane kontrahentów i klientów Użytkownika są zapisywane wyłącznie na jego komputerze. Nie trafiają na nasze serwery i nie mamy do nich dostępu. Za te dane odpowiada Użytkownik, a przy obsłudze swoich klientów - jako ich administrator.
3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie
| Dane | Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|
| Adres e-mail | Założenie i prowadzenie Konta, logowanie linkiem wysyłanym na e-mail, wiadomości o licencji, planie i płatnościach | art. 6 ust. 1 lit. b - umowa |
| Przy logowaniu i w trakcie sesji: adres IP, dane przeglądarki (user agent) | Logowanie, utrzymanie zalogowania, bezpieczeństwo Konta | art. 6 ust. 1 lit. b i f - umowa, bezpieczeństwo |
| Adres IP z chwili założenia Konta | Wykrywanie nadużyć, np. masowego zakładania kont | art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes |
| Data i wersja zaakceptowanego Regulaminu | Wykazanie, na jakich warunkach zawarto umowę | art. 6 ust. 1 lit. b i f |
| Dane rozliczeniowe: NIP, nazwa firmy, adres | Wystawienie faktury za Usługę, rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. b i c - umowa, obowiązki podatkowe |
| Dane o płatnościach: identyfikatory u operatora płatności, kwoty, plan; marka karty, cztery ostatnie cyfry i data ważności (bez pełnego numeru) | Rozliczenia, pokazanie w panelu, którą kartą płacono | art. 6 ust. 1 lit. b i c |
| Dane Licencji i Urządzeń: identyfikator komputera (w postaci skrótu), nazwa komputera, adres IP, wersja programu, liczba obsługiwanych firm (bez ich NIP-ów) | Egzekwowanie limitów planu, lista Urządzeń w panelu, bezpieczeństwo Licencji | art. 6 ust. 1 lit. b i f |
| Dziennik wystawiania faktur: data, liczba dokumentów, rodzaj operacji, adres IP, identyfikator Urządzenia, wersja programu - bez danych faktur | Rozliczenie limitu planu; ślad dla Użytkownika na wypadek przejęcia jego dostępu do KSeF (Regulamin §7.2) | [art. 6 ust. 1 lit. b lub f - do ustalenia] |
| Zgłoszenia awarii programu: identyfikator i nazwa komputera, opis błędu | Wykrywanie i usuwanie błędów programu | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Dane techniczne przeglądarki (skrót cech przeglądarki, adres IP, ocena ruchu, w tym wynik Google reCAPTCHA), log żądań do Serwisu | Ochrona Serwisu przed botami, atakami i nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Treść korespondencji z nami | Odpowiedź na zapytania i reklamacje | art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f |
Zapytanie o nazwę firmy. Program może zapytać Serwis o nazwę firmy dla pojedynczego numeru NIP (w tym NIP kontrahenta). Odpowiadamy z kopii publicznego rejestru CEIDG, a samego zapytania nie zapisujemy.
Podanie adresu e-mail jest konieczne do założenia Konta, a danych rozliczeniowych - do wystawienia faktury. Pozostałe dane zbieramy automatycznie w trakcie korzystania z Serwisu i programu.
4. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Konto (adres e-mail, adres IP z chwili założenia, data i wersja akceptacji Regulaminu), dane Licencji i Urządzeń | Przez czas posiadania Konta, a po jego zamknięciu [___] |
| Link logowania (e-mail, adres IP, przeglądarka) | 15 minut ważności; nieużyte usuwane codziennie |
| Sesja | Do 24 godzin bez aktywności, najdłużej 7 dni |
| Dane rozliczeniowe i dane o płatnościach, nasze faktury | Przez okres wymagany przepisami podatkowymi [___] |
| Dziennik wystawiania faktur | [12 miesięcy] od zgłoszenia |
| Log sprawdzeń Licencji, zgłoszenia awarii programu | [___] |
| Dane techniczne przeglądarki | 3 miesiące od ostatniej aktywności; dłużej, jeżeli doszło do blokady za nadużycie [___] |
| Log żądań i zdarzeń bezpieczeństwa | 30 dni |
| Korespondencja | [___] |
5. Odbiorcy danych
Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć Usługę, na podstawie umów powierzenia albo jako odrębnym administratorom:
- dostawca serwera, na którym działa Serwis - OVHcloud [spółka z umowy, kraj serwerowni],
- OVH SAS (Francja) - wysyłka wiadomości e-mail,
- Stripe Payments Europe Ltd. (Irlandia) - obsługa płatności kartą, gdy płatność online jest dostępna; operator otrzymuje adres e-mail, identyfikator Konta i dane rozliczeniowe, a dane karty Użytkownik wpisuje bezpośrednio w jego formularzu,
- Ministerstwo Finansów (Krajowy System e-Faktur) - nasze faktury za Usługę, z danymi nabywcy,
- Google Ireland Ltd. - usługa reCAPTCHA, która rozpoznaje ruch automatyczny; Google otrzymuje dane przeglądarki i informacje o sposobie korzystania ze strony,
- uprawnione organy - wyłącznie na podstawie przepisów prawa.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
7. Automatyczna ocena ruchu
Serwis automatycznie ocenia ruch pod kątem botów i nadużyć (dane techniczne przeglądarki, liczba zapytań). Przy wykryciu nadużycia może czasowo ograniczyć dostęp z danego adresu IP. Nie podejmujemy wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne [do potwierdzenia].
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres [e-mail w sprawach danych]. Adres e-mail Konta można zmienić samodzielnie w panelu. Usunięcie Konta realizujemy na wniosek przesłany e-mailem [do ustalenia]; dane, które musimy zachować na podstawie przepisów (np. faktury), przechowujemy do końca wymaganego okresu.
9. Pliki cookie
Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania i bezpieczeństwa. Nie używamy plików cookie analitycznych ani marketingowych i nie śledzimy Użytkownika między stronami, dlatego nie prosimy o zgodę.
| Plik cookie | Cel | Ważność |
|---|---|---|
| kokos_accounts_session | Sesja i logowanie | 24 godziny |
| XSRF-TOKEN | Ochrona formularzy przed wysłaniem z cudzej strony | Jak sesja |
| _ks_session | Weryfikacja przeglądarki (ochrona przed botami) | 15 minut |
| Pliki Stripe | Ochrona płatności przed oszustwami - tylko na stronie płatności | Według operatora płatności |
| Pliki Google reCAPTCHA | Rozpoznawanie ruchu automatycznego (botów) | Według Google |
Zasady przetwarzania danych przez Google: polityka prywatności i warunki korzystania.
Pliki cookie można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale bez nich nie da się zalogować do Konta.
10. Program KOKOS
Program łączy się bezpośrednio, bez pośrednictwa naszego serwera, z: Krajowym Systemem e-Faktur, wykazem podatników VAT Ministerstwa Finansów (Biała Lista), systemem VIES Komisji Europejskiej, Narodowym Bankiem Polskim (kursy walut) oraz serwisem GitHub (sprawdzanie i pobieranie aktualizacji programu). Te podmioty przetwarzają dane na własnych zasadach - nie jesteśmy ich odbiorcą.
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy na adres e-mail przypisany do Konta. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie.
Polityka obowiązuje od [___].
Wersja: 2026-10-13